Ein Blick in das Kongresszentrum der DNB

Lesungen, Kongresse, Buchmesse: Viele kennen die Deutsche Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt als Veranstaltungsort und Gastgeberin preisgekrönter Autor*innen. Hinter jeder Veranstaltung steckt ein Team, das den Kontakt herstellt, im Vorfeld alles genau plant und live für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Die Deutsche Nationalbibliothek ist nicht nur das kulturelle Gedächtnis – und leistet dabei im allgemeinen einen kulturellen Beitrag – sondern sie ist auch ein Ort der Begegnung.

Fünfzig bis sechzig Events – z.B. aus den Bereichen Kultur, Wirtschaft, Medizin –  finden mit jeweils bis zu 375 Gästen jährlich bei uns statt. Der Besuch ist zu einem großen Teil kostenfrei für die Öffentlichkeit. Um solch einen Umfang an Veranstaltungen professionell durchführen zu können, sind wir mit moderner digitaler Veranstaltungstechnik in unserem Kongresszentrum ausgestattet.

Unsere Videodatentechnik besteht im Wesentlichen aus:

• Projektor, Leinwand, Bildmonitoren, Videoswitchen, Laptops sowie auch Kamera- und Streamingtechnik
• Unsere Tontechnik bietet hingegen: Eine moderne Beschallungsanlage, ein digitales Tonmischpult sowie diverse Funk- und Kabelmikrofone

Auch das Anfertigen von einfachen Bild- und Tonmitschnitten ist bei uns möglich.

Zusätzlich verfügen wir über eine integrierte ca. 12,00 x 6,00 x 0,80m (B X T X H) große Bühne, welche frontal über LED-Stufenlinsenscheinwerfer ausgeleuchtet werden kann. Für ein gemütliches Ambiente auf unserer Bühne sorgen unsere sechs LED-Bars, welche das Bühnenbild seitlich in farbigem Licht erscheinen lassen können.

Sämtliche Video- und Tonsignale können im kompletten Kongressbereich verteilt und zur Verfügung gestellt werden. Realisiert wird dies durch unser seit 2021 neu installiertes Dante-Netzwerk, welches über unser Creston-Controlpanel flexibel angesteuert werden kann.

Unser Team, bestehend aus zwei Fachkräften für Veranstaltungstechnik sowie einer kaufmännischen Veranstaltungsleitung, bietet unseren Veranstaltenden und deren Gästen den bestmöglichen Service und versucht stets auf jeglichen Wunsch einzugehen. Dabei agiert unser Team in enger Zusammenarbeit mit unserem hausinternen Caterer, um auch den kulinarischen Wünschen unserer Veranstaltungsgäste gerecht zu werden.

Von der Anfrage…

Bevor eine Veranstaltung tatsächlich durchgeführt werden kann, bedarf es im Vorfeld natürlich einer gewissen Planung. Hierfür sind zunächst grundlegende Dinge mit dem anfragenden Kunden zu klären:

• Welchen Inhalt behandelt die Veranstaltung?
• Wie viele Gäste werden erwartet?
• Welches Setup ist gewünscht?
• Was sind die technischen Anforderungen?
• Wird ein Catering gewünscht?
• Wie stellt sich der grundlegende Ablauf der Veranstaltung dar?
• Wird der Veranstaltungsbereich ggf. für Aufbauarbeiten am Vortrag und/oder Abbauarbeiten am Folgetag benötigt?
• Gibt es Besonderheiten, über welche wir als Veranstaltungsstätte informiert sein müssen? (Bspw. die Teilnahme von hochrangigen Gästen, Ministerien, VIPs oder sonstigen Personen, welche ein erhöhtes Gefährdungspotential bedeuten könnten)

Diese Punkte müssen, insbesondere bei Neukundenanfragen, im Vorfeld zunächst geklärt sein, damit wir als Haus entscheiden können, ob eine Veranstaltung in unseren Räumlichkeiten stattfinden kann und darf. Berücksichtigt wird hierbei nicht nur, ob wir die Veranstaltung personell und zeitlich umsetzen können, sondern auch, ob die Thematik der Veranstaltung ggf. im Konflikt zu unserer öffentlichen Bundeseinrichtung steht. Als bundesunmittelbare Anstalt des öffentlichen Rechts sind wir allgemein dazu angehalten z.B. keine politisch oder religiös orientieren Veranstaltungen in unseren Räumlichkeiten auszurichten.

über die Planung,…

Sind die grundlegenden Voraussetzungen zur Durchführung einer Veranstaltung geklärt, folgt die Detailplanung.

Bei der detaillierten Planung einer Veranstaltung geht es nun um sämtliche noch so kleine Abläufe, welche vor Beginn der Veranstaltung bestmöglich geklärt sein sollten. Je mehr und ausführlicher wir im Vorfeld informiert sind, desto besser kann eine Veranstaltung organisiert und durchgeführt werden. Hierbei geht es nicht nur um die genauen Abläufe in Bezug auf die konkrete Umsetzung der Veranstaltung selbst, also bspw. die technische Umsetzung sowie anderweitige Anforderungen durch die uns vorgelegte Agenda, sondern es geht auch um die organisatorischen Dinge im Vorfeld und Nachgang der Veranstaltung:

• Wird es Materialanlieferungen geben und wenn ja, was genau wird angeliefert?
• Über welche Lieferwege wird eventuelles Material für die Veranstaltung zugestellt?
• Ist unsererseits das Erstellen von Wegweisern erwünscht, für welche wir von Kundenseite ein aktuelles Logo benötigen?
• Sind technische oder sonstige Testläufe vor Veranstaltungsbeginn geplant und wann sollen diese stattfinden?
• Wie viele Teilnehmer werden final erwartet und inwiefern muss anhand dieser Informationen ggf. das Setup nochmal angepasst werden?
• Zu welchen Zeiten und für was wird unser Veranstaltungspersonal und ggf. zusätzliches Personal benötigt? (Bspw. eine zusätzliche Arbeitskraft an der Garderobe o.Ä.)
• Sollen eventuell Ausfahrttickets für unsere Tiefgarage zur Ausgabe vor Ort vorbereitet werden, um den Veranstaltungsgästen das Zahlen der Parkgebühr am Ticketautomat zu ersparen?
• uvm.

Die kleinen Details sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung, wenngleich bei jeder Veranstaltung ein gewisses Improvisationsgeschick erfahrungsgemäß von Vorteil ist.

bis zur Umsetzung…

Sind Detailplanung und sämtliche Vorbereitungen abgeschlossen, steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Wege.

Bei der Umsetzung einer Veranstaltung ist es zunächst mal das Wichtigste, dass man jederzeit Präsenz zeigt und durchgehend erreichbar ist. Das schafft Vertrauen in unseren Service und kann die oft vorhandene Nervosität ein Stück weit reduzieren. Darüber hinaus geht es natürlich darum, die allgemeinen Anforderungen sowie spontane Wünsche bestmöglich zu erfüllen. Ein immer freundliches und kompetentes Auftreten sind hierbei selbstverständlich und hilfreich.

Einer der wichtigsten Aufgaben für die erfolgreiche Umsetzung einer Veranstaltung, ist die Vor-Ort-Betreuung unser Veranstaltungstechnik. Hierbei kümmern wir uns bei den meisten Veranstaltungen um die gesamte technische Ausstattung unseres Vortragssaals. Wir sorgen für eine gute Beleuchtung im Saal und auf der Bühne sowie für einen guten Klang der Mikrofone, Audiodateien und sonstiger Geräte, welche über unsere Beschallungsanlage wiedergegeben werden.

Darüber hinaus sorgen wir dafür, dass sowohl auf der Leinwand, als auch auf sämtlichen Bildmonitoren im Saal, Foyer und Tagungsraum die korrekten Graphiken (Bild- und Videodateien) gezeigt werden. Zusätzlich sind wir für den reibungslosen Ablauf der Präsentationen zuständig, was sich oft anspruchsvoller darstellen kann, als man es erwarten würde.

Viele Referent*innen bringen ihre Präsentationen erst kurz vor ihren Vorträgen, welche dann im laufenden Betrieb via USB-Sticks auf unsere Laptops aufgespielt und im Anschluss nochmal geprüft werden müssen. Gelegentlich sind Texte aufgrund von besonderen Schriftarten in der Präsentation nicht korrekt dargestellt, oder die Einbindung und das automatische Abspielen einer Videodatei funktioniert nicht wie gewünscht. In solchen Fällen muss man schnell und sachlich vorgehen, um Verzögerungen zu vermeiden. Das ist nicht immer ganz so einfach, wenn beispielsweise weitere Referenten für die Abgabe ihrer Präsentation bereits warten. Darüber hinaus wird jede Präsentation von uns nicht nur auf einem, sondern immer auf zwei Abspielgeräten (Laptops) vorbereitet sowie zusätzlich nochmal auf einem separaten USB-Stick gespeichert. Durch diese Vorgehensweise sind wir bei einem eventuellen Ausfall eines Laptops entsprechend vorbereitet, um die aktuelle Präsentation ohne Verzögerung direkt über den zweiten Laptop abspielen zu können.

Solche Kleinigkeiten in der Vorbereitung sind es letztlich, die uns schon des Öfteren einen reibungslosen Ablauf bei der technischen Umsetzung ermöglicht haben. Da man eine uneingeschränkt funktionierende Technik niemals garantieren kann, sind solche vorbereiteten Plan-B- Lösungen absolut unumgänglich, wenn man eine professionelle Umsetzung der Veranstaltung bestmöglich gewährleisten möchte.

…und Nachbereitung

Ist die Veranstaltung erfolgreich abgeschlossen, gilt auch im unseren Bereich das meist passende Motto „Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung“.

Wie in der Dienstleistungsbranche allgemein (und zu dieser zählen wir uns), ist uns Feedback immer sehr wichtig. Ohne ein ehrliches und abschließendes Feedbackgespräch, könnten wir nicht feststellen, was wir bei der nächsten Veranstaltung mit dem Kunden besser, identisch oder einfach nur anders machen können. Dies gilt natürlich für beide Seiten.

In den meisten Fällen handelt es sich aber glücklicherweise nur um Kleinigkeiten.

Wir sind stolz sagen zu können, dass wir als Team in den letzten Jahren sämtliche Veranstaltungen erfolgreich durchgeführt haben. Dies zeigt sich nicht zuletzt dadurch, dass die meisten Kunden gerne erneut zu uns kommen möchten und wir über die vergangenen Jahre eine beachtliche Menge an Stammkunden gewinnen konnten. Viele Kunden nutzen unsere Räumlichkeiten inzwischen seit mehr als 10 Jahren, was zeigt, dass das Veranstaltungsteam der DNB schon immer einen guten Job gemacht hat und auch weiterhin macht. Zusätzlich zeichnet sich die DNB nicht nur durch ihren allgemein guten Standort aus, sondern ist auch aufgrund des immer wieder hoch gelobten schönen Vortragssaals und der kulturellen Umgebung, für Veranstalter ausgesprochen attraktiv.