Austausch zweier Nationalbibliotheken

English translation below

Zwei Länder, zwei Nationalbibliotheken, ein gemeinsames Ziel: Vergangenheit und Gegenwart für die Zukunft zu bewahren. Vom gemeinsamen Austausch mit der Japanischen Nationalbibliothek über die Pflichtablieferung und Verzeichnung von Medienwerken – ein Dialog, der Verbindungen schafft und Wissen verknüpft.

Hinter den Kulissen – weltweit unterwegs

Für einen Erfahrungsaustausch mit anderen Bibliotheken aus verschiedenen Ländern reiste die Bibliothekarin Frau Kani im Auftrag der National Diet Library (NDL) innerhalb von drei Wochen durch Europa und Nordamerika. Ihr Weg führte sie auch zum Frankfurter Standort der Deutschen Nationalbibliothek, den sie im Februar besuchte. Mit konkreten Fragen rund um die Sammlung, Erschließung und dauerhaften Archivierung von körperlichen und unkörperlichen Medienwerken von Regierungsbehörden. Ihre Reise diente nicht nur der fachlichen Weiterbildung, sondern auch dem internationalen Austausch.

Der Besuch begann mit einem einstündigen fachlichen Gespräch mit der Direktorin des Frankfurter Standorts der Deutschen Nationalbibliothek, Kathrin Brannemann. Dieses Gespräch legte die Grundlage für einen interessanten und äußerst informativen Austausch über die organisatorischen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen der internationalen Bibliotheksarbeit sowie über die besonderen Herausforderungen der Änderungen in der Publikationslandschaft.

Gesetzliche Grundlagen – Sammlungen

Nach der Begrüßung richtete sich der Austausch zunächst auf den Themenkomplex der Sammlungen. Dabei standen die Aufgaben und Strukturen der beiden Nationalbibliotheken im Fokus, insbesondere die rechtlichen Grundlagen und praktische Umsetzung der Pflichtexemplarsammlung. Im Vergleich zwischen Deutschland und Japan bot sich die Gelegenheit, die gemeinsamen und unterschiedlichen Ansätze sowie die institutionellen Besonderheiten der beiden nationalbibliothekarischen Institutionen zu beleuchten. Beide Bibliotheken erfüllen eine zentrale Funktion für die langfristige Erhaltung und Erschließung von nationalem Kulturgut und der Erstellung einer Nationalbibliographie – doch ihre rechtlichen Grundlagen, Bestimmungen der Abgabepflicht und institutionellen Anforderungen unterscheiden sich.

Im Zentrum der Aufgabenstellung der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) steht ein umfassendes gesetzliches Rahmenwerk, das die DNB als nationale Bibliothek verpflichtet, deutsche Publikationen im Original zu sammeln, zu inventarisieren, bibliografisch zu erschließen und langfristig zu sichern, um sie der Allgemeinheit dauerhaft zugänglich zu machen. Diese Pflichten sind gesetzlich verankert – im Gesetz über die Deutsche Nationalbibliothek (DNBG) und der Pflichtablieferungsverordnung (PflAV). Ergänzend dazu bestehen regionale Pflichtablieferungsregelungen der Länder, die mit dem Sammelauftrag der DNB einhergehen.

Die National Diet Library ist die Nationalbibliothek Japans und zugleich die Bibliothek des Nationalparlaments (National Diet) und verfügt dadurch über ein Pflichtexemplarrecht.
Im Unterschied zur DNB gibt es eine klare Differenzierung zwischen staatlichen und regionalen öffentlichen Einrichtungen sowie privaten Verlagen. Private Verlage sind zu einer Ablieferungspflicht von einem Exemplar angehalten, während staatliche Einrichtungen dazu verpflichtet sind, zwischen fünf und zwanzig Exemplare abzuliefern. Präfekturen und ausgewiesene Städte unterliegen einer Ablieferungspflicht von fünf Exemplaren, während andere Gemeinden zwei oder drei Exemplare abzuliefern haben.
Die amtlichen Veröffentlichungen in der National Diet Library werden zum einen unter dem Aspekt der Bewahrung und Erhaltung archiviert und zum anderen dienen sie der aktiven Unterstützung der Regierung. Die amtlichen Veröffentlichungen unterstützen die Mitglieder des Nationalparlaments bei ihren Beratungen über die Tätigkeiten und Leistungen der Regierung.
Während die National Diet Libary aufgrund ihrer Doppelfunktion besondere Vorschriften für die Sammlung amtlicher Veröffentlichungen hat, macht die Deutsche Nationalbibliothek keinen Unterschied zwischen amtlichen Veröffentlichungen und Medienwerken, die von kommerziellen Verlagen herausgegeben werden.

Online-Sammlung

In der Deutschen Nationalbibliothek können unkörperliche Medienwerke je nach Umfang und Bedarf flexibel mithilfe verschiedener Ablieferungswege übermittelt werden. Für größere Publikationsmengen bietet die DNB automatisierte Verfahren an, die den Ablieferungsprozess effizient gestalten. Für einzelne Publikationen steht zudem die Möglichkeit der Übermittlung über ein Webformular zur Verfügung. Unabhängig vom gewählten Verfahren ist stets eine gemeinsame Ablieferung der digitalen Publikationen mit den zugehörigen Metadaten erforderlich.

Die eingereichten Inhalte werden anschließend automatisiert auf ihre Eignung für die digitale Langzeitarchivierung geprüft. Die anschließende Vergabe registrierter URN (Uniform Resource Names) durch den URN-Service der DNB gewährleisten eine eindeutige und dauerhafte Identifikation der digitalen Objekte. Abschließend werden die Publikationen in einer sicheren, zugriffsgeprüften Umgebung archiviert, um ihre Integrität und langfristige Verfügbarkeit zu sichern.¹

Die National Diet Library unterscheidet zwischen unterschiedlichen Ablieferungsverfahren:

Unkörperliche Medienwerke aus dem privaten Sektor entweder gebündelt oder einzeln über ein Online-Verfahren abgeliefert werden. Darüber hinaus ist eine automatische Erfassung mithilfe von Erfassungsprogrammen möglich. Für ein umfassendes Webarchiv von privat betriebener Webseiten gibt es derzeit keine gesetzliche Grundlage.

Bei staatlichen Veröffentlichungen erfolgt die Erfassung ausschließlich durch automatisiertes Harvesting mithilfe eines Webarchivierungssystems. Die über das Webarchiv erfassten einzelnen Veröffentlichungen werden anschließend aufbereitet und der Öffentlichkeit im PDF-Format oder in anderen digitalen Formaten zur Verfügung gestellt.

Für Online-Materialien, die über WARP (Web Archiving Project²) gesammelt werden, gilt: Nachdem Webseiten über das Webarchivierungssystem erfasst wurden, prüfen Mitarbeitende der Bibliothek die archivierten Webseiten und legen fest, welche Objekte als eigenständige Publikationen katalogisiert und separat zugänglich gemacht werden. Anschließend erfolgt für die ausgewählten Objekte eine manuelle Erstellung von Metadaten. Kopien der aus dem Webarchiv abgerufenen elektronischen Dateien werden zusammen mit den Metadaten in den NDL Digital Collections veröffentlicht.

Für Online-Ressourcen, die im Rahmen des Online Publications Deposit System gesammelt werden, gilt: Zusätzlich zur automatischen Erfassung durch Erfassungsprogramme können ablieferungspflichtige Verlage, Materialien entweder einzeln oder in „Stapeln“ über das Online-Ablieferungssystem hochladen. Bei der Einreichung von Materialien in Stapeln werden die Metadaten in einer Excel-Datei bereitgestellt. Bei Einzelübermittlungen können die Metadaten direkt in das Webformular eingegeben werden. Die übermittelten Metadaten werden geprüft und anschließend mit den dazugehörigen Objekten über die NDL Digital Collections zugänglich gemacht.

Erschließung

Die Erschließung von Medienwerken ist ein zentraler Prozess in Bibliotheken, der es ermöglicht, Werke – seien es Bücher, Zeitschriften, Websites, Karten oder Musikalische Aufnahmen – durch strukturierte Metadaten in Online-Katalogen und Datenbanken auffindbar zu machen. Dabei werden unter anderem Angaben zu Autor*innen, Erscheinungsjahr, Verlag und Inhalt erfasst, um eine präzise und nachvollziehbare Beschreibung des Werkes zu gewährleisten.

Die Formalerschließung von körperlichen Medienwerken erfolgt in der DNB nach dem Standard RDA DACH. Erfasst werden die Standardelemente und zusätzlich die Angaben gemäß des Anwendungsprofils für Nationalbibliotheken. Die Standardelemente bilden den Mindeststandard für die intellektuelle Katalogisierung im deutschsprachigen Raum. Im Gegensatz dazu erfolgt in der Deutschen Nationalbibliothek die Erschließung für Online-Ressourcen anhand von gelieferten Metadaten. Diese werden durch die automatische Erschließung ergänzt und verbessert. Dafür werden Sprachmodelle für die Erschließung eingesetzt.

In Japan orientiert sich die National Diet Library (NDL) an den „Nippon Cataloguing Rules NCR2018“, die kompatibel mit dem ursprünglichen Regelwerk RDA ist. Es wird eine standardisierte Vorgehensweise zur Beschreibung von Medienwerken angewandt, um die Auffindbarkeit und den Austausch von Katalogdaten zu gewährleisten. In der National Diet Library erfolgt die Erschließung unkörperlicher Medienwerke nach einem Leitfaden, der unabhängig von denen für körperliche Medienwerke entwickelt wurde. Dieser Leitfaden stützt sich bei der Beschreibung der einzelnen Merkmale sowohl auf das Metadatenschema „Dublin Core Metadata Description (DC-NDL)“ – einen von der NDL für japanische Bestände gepflegten Beschreibungsstandard – als auch auf die NCR.

Resumee

Der Besuch endete mit einer umfassenden Hausführung durch das Gebäude der DNB in Frankfurt. Dabei wurden die historische Entwicklung der Einrichtung, die Architektur des Gebäudes sowie die täglichen Geschäftsgänge vor Ort vorgestellt. Die Führung bot einen Einblick in die Arbeitsabläufe im Bereich der Sammlung, Erschließung, Archivierung und Nutzung der Medienwerke in den Lesesälen.

Der Besuch war ein gelungener Austausch auf fachlicher und institutioneller Ebene, der die Gemeinsamkeiten und Unterschiede in der nationalen Bibliotheksarbeit beider Länder veranschaulichte. Durch die intensiven Gespräche, gemeinsame Besichtigungen und den Austausch bewährter Praktiken konnten neue Perspektiven für die tägliche Arbeit gewonnen werden.

English:

Exchange between two national libraries

Two countries, two national libraries, one shared goal: preserving the past and present for the future. A joint discussion with the National Library of Japan on legal deposit and cataloguing of media works – a dialogue that builds connections and brings knowledge together.

Behind the scenes – travelling the world

A librarian of the National Diet Library (NDL), Ms Kani, spent three weeks travelling through Europe and North America to exchange experiences with other institutions in various countries. During her trip, she visited several libraries to discuss best practices and share insights. Her journey also took her to the Frankfurt branch of the German National Library, which she visited in February. She had specific questions regarding the collection, cataloguing and long-term archiving of physical and digital media works from government agencies. Her journey served not only as professional development but also as an opportunity for international exchange.

The visit began with a one-hour meeting with Kathrin Brannemann, the Director of the Frankfurt branch of the German National Library. This discussion laid the foundation for an interesting and informative exchange about the organisational, legal and technical framework conditions of international library work, and the challenges posed by changes in the publishing landscape.

Legal regulations – collections

Following the welcome, the discussion initially focused on the subject of collections. The discussion centred on the roles and structures of the two national libraries, in particular the legal regulations and practical implementation of the legal deposit collection.

A comparison between Germany and Japan provided an opportunity to shed light on the common and differing approaches, as well as the institutional characteristics, of the two national library institutions. Both libraries fulfil a central role in the long-term preservation and cataloguing of national cultural heritage and the compilation of a national bibliography – yet their legal regulations, legal deposit preconditions and institutional requirements differ.

At the core of the German National Library’s (DNB) remit lies a comprehensive legal framework which obliges the DNB, as the national library, to collect, catalogue, bibliographically describe and preserve German publications in their original form for the long term, in order to make them permanently accessible to the general public. These obligations are enshrined in Law regarding the German National Library (DNBG) and the Regulation on the mandatory deposit of media works at the German National Library (PflAV). In addition, there are regional legal deposit regulations in the federal states that go hand in hand with the DNB’s collection mandate.

In Japan, the National Diet Library serves as the country’s national library and, at the same time, as the library of the National Diet (the Parliament). The National Diet Library also has a legal deposit requirement. However, unlike the DNB, there is a clear distinction between state and regional public institutions and private publishers. While private publishers are required to deposit only one copy of each publication, government institutions must deposit between five and twenty copies. This requirement extends to prefectures and designated cities, which must deposit five copies, and to other municipalities, which are required to submit two or three copies.
The official publications in the National Diet Library are archived not only for the sake of preservation but also to support the government. The official publications assist the members of the National Diet in their deliberation on government activities and performance. While the National Diet Library in Japan has special regulations by the collection of official publications, the German National Library makes no distinction between official publications and media works published by commercial publishers.

Online collection

At the German National Library digital media can be submitted flexibly via various deposit channels depending on volume and need. For larger volumes of publications, the DNB offers automated procedures that streamline the deposit process. For individual publications, submission via a web form is also available.

Regardless of the method chosen, joint submission of the digital publications along with the associated metadata is always required.

The submitted content is then automatically checked for its suitability for long-term digital archiving. The subsequent assignment of registered URNs (Uniform Resource Names) by the DNB’s URN service ensures a unique and permanent identification of the digital objects. Finally, the publications are archived in a secure, access-controlled environment to ensure their integrity and long-term availability1¹.

At the National Diet Library Japan for private-sector publications, content may be submitted either in bulk or item by item through an online submission system, or it may be collected automatically using the collection programs. As for the collection of privately operated websites, there is no legislation providing for a comprehensive web archive.

For government publications, items are collected exclusively through automated harvesting using a web archiving system. Individual publications collected through the web archive are then organized and made available to the public in PDF or other digital formats.

For online materials collected through WARP (Web Archiving Project²): After web pages are harvested through the web archiving system, library staff review the archived web pages and determine which items should be catalogued as independent publications and made available separately. They then manually create metadata for the selected items, and copies of the electronic files retrieved from the web archive are published in the NDL Digital Collections³ together with the metadata.

For online resources collected under the Online Publications Deposit System: In addition to automatic harvesting by collection programs, submitters (publishers) may upload materials either individually or in batches through the online submission system. When materials are submitted in batches, metadata are provided in an Excel file. For individual submissions, metadata can be entered directly into the web form. The submitted metadata are reviewed by staff, after which the materials and their metadata are made available through the NDL Digital Collections.

The cataloguing of media works is a central process in libraries, enabling the discovery of works—be they books, journals, websites, maps, or musical recordings – through structured metadata in online catalogues and databases. This process involves recording information such as author, year of publication, publisher, and content to ensure a precise and comprehensible description of the work.

Cataloguing

The formal cataloguing of physical media at the German National Library (DNB) follows the RDA DACH standard. Standard elements are recorded, along with additional information as defined in the application profile for national libraries. These standard elements represent the minimum standard for intellectual cataloguing in German-speaking countries. In contrast, the German National Library catalogues online resources using provided metadata. This metadata is then supplemented and enhanced through automated cataloguing, which employs language models.

In Japan, the National Diet Library follows the Nippon Cataloguing Rules NCR2018, designed with consideration for compatibility with the original RDA. Here, too, a standardized approach is used to describe media works in order to ensure the findability and exchange of catalogue data. At the National Diet Library, the cataloguing of intangible media works is carried out in accordance with a manual developed separately from the rules applied to tangible materials. This guideline refers to the Dublin core Metadata Description (DC-NDL) metadata schema, a description standard maintained by the NDL for Japanese resources, as well as to the NCR, for the description of each property.

Resume

The visit concluded with a comprehensive tour of the German National Library (DNB) building in Frankfurt. The tour covered the institution’s historical development, the building’s architecture, and the daily operations. It provided insights into the workflows involved in collecting, cataloguing, archiving, and using media resources in the reading rooms.

The visit was a successful exchange at both a professional and institutional level, illustrating the similarities and differences in the national library practices of both countries. The in-depth discussions, joint tours, and exchange of best practices allowed for new perspectives to be gained for daily work.

1. ⁣DNB – Collection of non-physical media works ↩︎
2. NDL Web Archiving Project (WARP) ↩︎
3. https://dl.ndl.go.jp ↩︎