Ich habe Aufgaben bekommen und geschafft sie zu lösen, das stärkt
Ute Schwens ist Direktorin in Frankfurt am Main und ständige Vertreterin des Generaldirektors.
Sie arbeitete seit 1980 in wechselnden Verantwortlichkeiten in der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt am Main. 1999 hat sie die Leitung des Frankfurter Hauses übernommen. Am 31. Januar 2026 wird Ute Schwens in den Ruhestand versetzt – vor wenigen Tagen wurde sie im Kreise der Kolleg*innen verabschiedet.
Wie sieht ein typischer Büro-Morgen bei Ihnen aktuell aus?
Der typische Morgen sieht so aus: Um 6 Uhr aufstehen, eine Session Morgenmagazin und dabei ein oder zwei Kaffee, Milchkaffee, dann fertigmachen und ins Büro. Ich komme hier meistens so gegen 8:30 Uhr an. Als allererstes werden erst mal die Mails gecheckt. Ab 9 Uhr oder allerspätestens 9:30 Uhr beginnen dann die Termine. Die sind meistens durchgehend getaktet bis in den Nachmittag rein, mit vielleicht einer Mittagspause. Jetzt gegen Ende meiner beruflichen Zeit ist es langsam besser geworden. Aber der normale Tag war; man hatte ununterbrochen Termine von 10 Uhr bis 17 Uhr. Danach konnte man dann anfangen, nachzubereiten…
Und was denken Sie: Wie wird ein typischer Morgen in Zukunft für Sie aussehen?
Vielleicht um halb Sieben aufstehen. Ich bin keine Langschläferin. Aber zumindest ohne Wecker aufstehen, das ist dann das Schönste. Wahrscheinlich ist es meistens so um 6:30 Uhr.
Zurück zu Ihrem Arbeitsplatz: Was darf da nicht fehlen?
Ein Glas Wasser. Wasser darf nicht fehlen. Und man hat sich auch so ans Handy gewöhnt, gebe ich zu, daher darf auch mein Handy nicht fehlen. Ich werde furchtbar nervös, wenn es nicht da ist. Oft kommen dort von anderer Seite Infos rein und auch meine Mails kommen alle aufs Handy. Wenn ich in einer Besprechung sitze und Herr Scholze, oder auch sonst jemand aus dem Haus, hat irgendein Anliegen, das ich sehe, kann ich schon mal überlegen, wie ich das noch einschieben kann. Das Handy ist in meinen Augen extrem wichtig geworden. Darüber hinaus glaube ich, selbst Stifte und so was braucht man am Arbeitsplatz nicht mehr unbedingt. Nicht in gleichem Maße, nur noch für die Unterschriften.
Klären Sie die Dinge lieber per Email oder am Telefon? Oder auf anderem Weg?
Das ist sehr gemischt. Ich treffe mich auch gerne mal kurz mit jemandem, komme vorbei oder frage, ob der Gegenüber schnell bei mir vorbeikommen kann. Ich nutze aber auch Telefon oder Mail. Andere sind ja auch oft in Terminen, sodass man schauen muss, wie man die Person am besten erwischen kann.
Wir wechseln einmal den Themenblock. Können Sie sich noch daran erinnern, wie Sie damals auf die Deutsche Nationalbibliothek aufmerksam geworden sind? Und was war Ihr erster Eindruck?
Soll ich das wirklich erzählen?
Oh ja, auf jeden Fall.
Es gibt eine ehemalige Kollegin, ein bisschen älter als ich, die jetzt schon im Ruhestand ist. Deren Eltern sind mit meinen Eltern befreundet gewesen. Darüber haben meine Eltern erfahren, dass hier ein neuer Ausbildungsgang startet. Ich hatte eigentlich eine völlig andere Planung im Blick. Ich wollte erst pharmazeutisch-technische Assistentin werden und dann Biochemie studieren. Darüber waren meine Eltern nicht so glücklich, weil ich dafür hätte zu Hause ausziehen müssen. Also haben sie mich so lange bearbeitet, bis ich gesagt habe: „Ja gut, ich bewerbe mich mal“. Ich dachte, die nehmen mich sowieso nicht. Dann hat mich die damals noch ‚Deutsche Bibliothek‘ aber tatsächlich zu diesem dreitägigen Eignungstest geschickt. Da dachte ich dann noch: „Wenn ich hier jetzt nicht genommen werde, ist das eigentlich ein besseres Zeichen als wenn ich genommen werde.“ Ich fand diesen Test damals nämlich ziemlich strange. Am Ende war ich aber doch erfolgreich und hatte ab 1977 einen von vier Ausbildungsplätzen. Ich bin noch nie der Typ gewesen, der dann sagt: „Das mache doch ich nicht“. Wenn ich etwas anfange, dann mache ich es auch zu Ende. Also habe ich die verwaltungsinterne Ausbildung in der Deutschen Bibliothek gemacht. Heute würde man von einem dualen Studium sprechen, mit Praxis und Theorie. An meinem ersten Tag in der Praxis habe ich wirklich gedacht: „Wo bist du denn hier hineingeraten?“. Ich war damals in der Zeitschriftenstelle und fand alles wahnsinnig hierarchisch, wahnsinnig bürokratisch und so kleinteilig. Das muss man bei Zeitschriften ja sein, aber es war kein besonders positiver Eindruck für den ersten Tag. Deswegen halte ich es auch nicht für klug, Auszubildende in ihrer ersten Ausbildungsstation bei den Zeitschriften einzusetzen. Ich glaube auch, dass wird heute nicht mehr gemacht.
Dann kommen wir wieder zurück in die Gegenwart. Welches Gefühl verbinden Sie mit der DNB?
Stolz. Stolz, dass es diese Einrichtung gibt und dass sie so gut funktioniert. Und auch Stolz darüber, dass sie so viel gibt. Der Öffentlichkeit, den Menschen, die Unterstützung brauchen. Egal, in welcher Form. Das finde ich immer wieder toll. Stolz aber auch, weil wir einen guten Stand haben, auch in der Politik. Selbst wenn es im Moment ein bisschen schwieriger aussieht und vielleicht auch ist. Der gute Stand bei den Politiker*innen ist da. Und stolz bin ich auch, weil wir als Haus – von den Beschäftigten her – eine so gute Truppe sind. Natürlich kann und muss ich nicht mit allen per Du oder befreundet sein. Viel wichtiger ist es, wie wir miteinander umgehen. Und da haben wir hier, glaube ich, eine gute Haltung. Manchmal gibt es natürlich auch Ausnahmen. Aber das sind nur Wenige und eben Ausnahmen.
Welches Thema hat Sie in den letzten 48 Jahren dauerhaft oder immer wieder beschäftigt?
Alles, was digital ist, hat mich immer wieder beschäftigt. Schon in den 80er Jahren war ich involviert in die Erstellung der ersten CD-Rom. Wir haben unseren Katalog auf CD-Rom herausgebracht, die ganze Benutzung umgestellt. Eigentlich fing es sogar schon früher an: Ich war in der Bibliografie und gehörte zu den ersten, die bibliografische Daten an einem Terminal korrigieren durften und nicht nur auf Papier. Im Laufe der 80er kamen dann die CDs und die Umstellung der ganzen Bibliografie auf digitale oder wenigstens elektronische Verarbeitung. In den 90ern kamen dann die ersten digitalen Publikationen und so ging das immer weiter. Das zweite große Thema ist immer wieder die Frage: „Wie bin ich eine gute Führungskraft?“
Was denken Sie, wird uns in den nächsten 48 Jahren im Bibliothekswesen beschäftigen?
Oh, also 48 Jahre ist eine lange Zeit! Ich bin mir nicht sicher, ob in den nächsten 48 Jahren eine vergleichbare Entwicklung zu erwarten ist, wie ich sie erlebt habe. Ich habe mit der Schreibmaschine hier angefangen und ende jetzt mit KI.
Die nächsten 48 Jahre beginnen mit KI. Wo soll das hinführen? Ich habe keine Ahnung. Ich glaube, dass sich das Berufsfeld immer weiter ändern wird. Ich glaube, dass wir noch viel mehr mit technischen Möglichkeiten arbeiten werden. Es wird aber immer auch unser Verstand gebraucht werden, damit aus technischen Prozessen nicht nur Unsinn herauskommt, sondern wir gute Ergebnisse erzielen können. Wohin das aber führt, dass wage ich nicht zu prognostizieren. 48 Jahre sind mir da eine zu lange Zeit. Ich könnte es noch nicht mal für zehn Jahre sagen. Gibt es dann nur noch digitale Bücher? Das glaube ich nicht. Ich glaube, das Buch wird weiterbestehen und genutzt werden. Aber möglicherweise von anderen Menschen, mit anderen Themen, in anderen Situationen.
Was haben Sie über sich selbst in der Zeit gelernt?
Hm. Ich bin jemand, der nicht viel Geduld hat. Ich könnte keine Arbeit machen, die einen sehr regelmäßigen Tagesablauf hat. Ich brauche Abwechslung, Neues, Herausforderungen und auch Stress. Stress, habe ich für mich gelernt, kann ja auch etwas Positives sein. Aber ich kann mich, glaube ich, auch gut in andere hineinversetzen und auf andere zugehen. Das lernt man natürlich in 40 Jahren Zusammenarbeit mit den verschiedensten Menschen. Und etwas ganz Wichtiges, das mir in meinem Berufsleben bewusst wurde: Es ist immer gut, klare Kante zu zeigen, eine klare Meinung zu haben und klare Entscheidungen zu treffen.
Wie bleibt man auch mit so viel Erfahrung offen für Neues?
Ich weiß nicht genau, wie man das macht. Ich bin es immer gewesen. Ich habe nichts dafür getan, offen zu bleiben, sondern mich schon immer für viele Themen und Dinge interessiert. Auch Neuerungen habe ich mir immer erst einmal angesehen. Und mich gefragt „Was ist das und was hat das mit mir zu tun? Was bringt es mir persönlich oder auch dem Haus oder dem Beruf?“ Das ist meines Erachtens eine Typ-Frage. Ich habe mich nie dazu zwingen müssen, offen für Neues zu sein. Ich bin es einfach.
Welche Kompetenzen werden im Bibliothekswesen dringend benötigt?
Gute Führungskräfte werden immer gebraucht. Aber das ist natürlich eine persönliche Veranlagung oder eine persönliche Fähigkeit. Doch die Ausbildung im Bibliothekswesen wünsche ich mir sehr viel weniger rückwärtsgerichtet, sondern mehr mit dem Fokus auf die Zukunft. Was heißt das? Die bibliografischen und bibliothekarischen Regeln sind wichtig, aber sie sind deswegen wichtig, weil man sie weiterentwickeln muss und Daten daraus generieren muss, die für die Zukunft gebraucht werden. Und dieser Umgang mit Daten und das ‚Spielen‘ mit Metadaten, bibliografischen Informationen, Normdaten, das muss viel mehr in den Ausbildungsgang eingebaut werden. Man sollte auch in bibliothekarischen Berufen kleine Programme schreiben können, um mit den Daten arbeiten zu können. Und in anderen Bereichen als dem Datenmanagement sollte Wissen auf breiterer Ebene vermittelt werden. In der Benutzung zum Beispiel zu der Frage nach dem gesellschaftlichen Umfeld der Nutzenden: wo kommen die Benutzer*innen her, wie sieht heute das Abi aus, wie ein Studiengang, oder wie gehen die Leute in die Forschung, was brauchen sie für ihre Arbeit? Wenn man über solche Dinge Bescheid weiß, kann man viel besser kommunizieren, erklären und auch bessere Services bereitstellen. Diese Themen müssen meiner Ansicht nach noch stärker in den Fokus genommen werden. Zumindest für eine solche Bibliothek, wie wir eine sind, die ein Archiv für Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft sein soll. Die Nationalbibliothek darf auf keinen Fall ein System nur für sich sein. Auch Archivbibliotheken müssen sich stark der Gesellschaft öffnen, genauso wie es Unibibliotheken oder öffentliche Bibliotheken tun – jeweils für ihren Kundenstamm. Es ist schon viel besser geworden als früher, aber Ausbildung muss weiterhin und wachsend darauf ausgerichtet sein.
Welcher Moment, zum Beispiel ein Neuanfang, eine Veranstaltung oder eine Begegnung haben Sie besonders in Erinnerung oder hat Sie persönlich berührt?
Oh, ich glaube, es gibt ganz viele. Ich kann mich z.B. erinnern, dass meine ersten Arbeitsgruppen-Sitzungen in EU-Projekten unglaublich anregend und berührend waren. Da habe ich deutlich gemerkt, dass man in internationalen Projekten aufeinander zugehen muss. Es gibt verschiedene Kulturen, Menschen sind unterschiedlich sozialisiert, auch wenn wir alle Westeuropa sind – damals bestand die EU im Wesentlichen aus Westeuropa. Und trotzdem gab es enorme Unterschiede in den Vorstellungen zum Aufsetzen und der Durchführung eines Projekts. Manchmal hat man sich gesagt „Jetzt geh mit deinem deutschen Kopf mal nicht so durch die Wand.“ Diese europäische Zusammenarbeit hat mich sehr geprägt. Weitere bewegende Situationen waren die Zeitpunkte, wenn wir neue Generaldirektor*innen bekommen haben. Da war ich selbst schon in einer gewissen Führungsebene und habe immer festgestellt, dass es bei jedem Wechsel eine etwas andere Ausrichtung in der Leitung des Hauses gab. Darüber hinaus haben mich besondere Veranstaltungen immer sehr motiviert. Zum Beispiel alles, was rund um unser 100-jähriges Jubiläum oder auch um unseren 111. Geburtstag passiert ist. Solche Events finde ich auch deshalb sehr schön und wichtig, weil die Bibliothek dabei in allen Facetten zeigen kann, was sie ist und was sie kann. Wir haben tolle Veranstaltungen gehabt – fachliche, genauso wie kulturelle Ereignisse.
Welche Erfahrung hat Sie am meisten wachsen lassen?
Ich habe Aufgaben bekommen und geschafft sie zu lösen, das stärkt. Daneben die europäische Zusammenarbeit, die ich eben schon genannt habe. Aber auch Misserfolge in der Führung, wenn man zum Beispiel mit einem Kollegen oder einer Kollegin Probleme hatte und sich richtig damit auseinandersetzen musste, wie die Situation entschärft und gelöst werden könnte. Man sollte nicht hoffen, dass sie sich irgendwann von alleine glättet. Ich glaube, aus solchen Erfahrungen lernt man am besten, deshalb ist es mitunter auch wichtig, Misserfolge zu haben. Denn aus dem Misserfolg lernt man manchmal mehr als aus dem Erfolg.
Wer waren wichtige Wegbegleiter*innen für Sie?
Die Generaldirektor*innen haben für mich durch ihre Förderung auf jeden Fall eine große Rolle gespielt. Sowohl mein erster Generaldirektor Pflug, als nachher auch Herr Lehmann und Frau Niggemann. Auf der kollegialen Ebene muss ich mit einem Kollegen anfangen, den es leider seit Ende 2007 nicht mehr gibt: Hans Liegmann. Er war ein feiner Mensch, der noch dazu mit einem wahnsinnigen Wissen und Intellekt ausgestattet war. Hans Liegmann hat mich bis zu seinem Tod sehr unterstützt. Aber auch Menschen wie Renate Gömpel, die fünf Jahre nach mir angefangen hat und jetzt mit mir in den Ruhestand geht. Wir haben sehr viele Parallelen in unserem Werdegang. Sie ist oft auch meine Nachfolgerin an einer Stelle geworden. Mit Renate Gömpel verbinde ich sehr viel Kollegiales. Wer auf meinem Weg auch noch wichtig war, ist eine Kollegin bei den (damaligen) zentralen Diensten, Claudia Werner. Sie hat mir in meinen jungen Jahre sehr viel Neues beigebracht, als ich gerade angefangen hatte in diesem Bereich zu arbeiten. Sie war auch immer für einen da, nicht nur für mich, sondern für alle. In der Benutzung war ich nur ganz kurz, aber eine Person kann ich trotzdem nennen, die mich dort geprägt hat: Christa Hoos-Wilhelmi. Es ist wirklich schwer darüber hinaus weitere einzelne Personen herauszupicken, ich habe immer versucht mit allen gut zusammenzuarbeiten. In den letzten 20 Jahren waren natürlich die unmittelbaren Kolleginnen und Kollegen im strategischen Leitungsteam wichtige Wegbegleiter. Unser Miteinander war nicht immer ein Zuckerschlecken, aber immer ein Geben und Nehmen. An genau so etwas kann man wachsen.
Vervollständigen Sie folgende Sätze:
Bibliotheken leisten einen wichtigen Beitrag, weil…
…sie Services anbieten für Jeden, der sie braucht – ohne dass das Ansehen der Person, das Geschlecht oder die Religion eine Rolle spielen.
Die Deutsche Nationalbibliothek ist…
… ein lebendiges Archiv der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft. Es ist deswegen lebendig, weil es immer noch genutzt wird, und damit aus der Vergangenheit das bietet, was für die Zukunft notwendig ist. Deswegen halte ich auch unser Motto für genau das Richtige. „Kulturerbe bewahren, Zukunft gestalten“.
Ohne die Deutsche Nationalbibliothek,…
… wäre das Bibliothekswesen in Deutschland vollkommen zersplittert und unvollständig.
Welche Entscheidung ist Ihnen nicht leichtgefallen und hat sich am Ende als richtig entpuppt?
Ich glaube, mich überhaupt zu bewerben, hierher zu kommen, das ist die Entscheidung, die mir am schwersten gefallen ist. Und hat sich am Ende als richtig entpuppt.
Auf welche Teamleistung oder Veränderungen sind Sie besonders stolz?
Eigentlich bin ich auf alle Teamleistungen stolz. Was für mich noch einmal herausragt, ist tatsächlich der Umzug vom alten Gebäude in dieses Gebäude hier und der Aufbau des Multimedialesesaals. Das hört sich jetzt vielleicht völlig, völlig verrückt an, aber die Nutzung digitaler Nachschlagewerke auf CD-Rom war damals etwas Bahnbrechendes. Und es war ein Stress ohne Ende. Wir haben unglaublich viele Nächte bis Null Uhr hier gearbeitet, damit die Technik am Eröffnungstag lief. Das fand ich schon sehr bemerkenswert. Generell die ersten Monate hier in diesem Haus haben Allen viel abverlangt. Die zweite Teamleistung, die ich auch extrem anstrengend fand, war Anfang der 2000er Jahre bis 2015/16 der Umstieg auf das neue Regelwerk. Von unseren alten RAK Regeln für die alphabetische Katalogisierung auf RDA Ressource Description and Access. Dieser Umstieg wurde so stark kritisiert und bekämpft in der Bibliothekswelt in Deutschland, dass man wirklich manchmal alles hätte hinwerfen können. Wir waren aber der festen Überzeugung, dass es der richtige Weg sei. Was es ja am Ende auch war. Eine für mich persönlich große Teamleistung war es, als ich 2018 die Öffentlichkeitsarbeit übernommen habe. Zum einen stand gerade der Web-Relaunch an und zum anderen gab es noch großes Zögern, was den Einstieg in die neue soziale Medienwelt anging. Diesen Einstieg dann tatsächlich mit dem bestehenden Team aufzubauen und voranzubringen, fand ich auch bemerkenswert.
Welche Spuren möchten Sie hinterlassen?
Ich glaube, ich freue mich, wenn spätere Generationen eine Ahnung davon haben, dass wir ganz neue Fragestellungen auf dem Tisch hatten, als wir lernen mussten, mit digitalen Publikationen umzugehen. Und dass es eine Kollegin in der DNB gab, die da ziemlich massiv und engagiert mitgearbeitet hat. Und ich freue mich natürlich, wenn mir jemand sagt „Wir werden Sie unheimlich vermissen, Sie werden hier ein Loch reißen.“ Ich weiß, das ist vergänglich, denn ich bin überzeugt, dass das Loch gefüllt werden wird – nicht nur bezogen auf die Position und die Stelle. Aber trotzdem wünsche ich mir auch, nach so langen Jahren in einem Haus zumindest eine Weile in der Erinnerung von vielen zu bleiben. Als jemand, die ein fester Bestandteil des beruflichen Lebens in der DNB war. Das wird natürlich mit dem Weggang der heutigen Kolleginnen und Kollegen immer weniger. Trotzdem freut es mich, wenn ich noch eine gewisse Zeit in den Köpfen der Kolleginnen und Kollegen bleibe.
Wie kann man mit ihnen in Kontakt bleiben oder sie in Zukunft verfolgen, wenn man möchte oder Sie möchten? Zum Beispiel: in welchen Gremien bleiben Sie aktiv?
In bibliothekarischen Gremien überhaupt nicht. Ich werde komplett aus dem bibliothekarischen Umfeld herausgehen und werde mich ehrenamtlich im kulturellen oder sozialen Bereich betätigen. Ob ich dann da in irgendwelche Gremien gehe, weiß ich nicht. Ich will eigentlich auch an die U3L, also die Uni des dritten Lebensalters gehen und Geschichte studieren. Aber rein aus Interesse. Ich mache kein Regelstudium. Erreichen kann man mich immer, ich habe meine Adresse, meine private E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinterlegt. Ich komme auch, wenn es irgendwie geht, zu Veranstaltungen. Sowohl hier als auch hoffentlich in Leipzig. Je nachdem, wo ich gerade bin.
Wie werden Sie die Arbeit der DNB weiterverfolgen?
Über die sozialen Medien und über den Blog. Den halte ich für sehr gut, weil er ein bisschen mehr Tiefgang hat als die sozialen Medien. Und natürlich auch über die Presse. Ich bin mir nicht sicher, ob ich bei LinkedIn bleibe, eben, weil ich die bibliothekarische Gemeinschaft hinter mir lasse.
Was würden Sie gerne in Zukunft über die DNB lesen oder hören?
Wieder ganz viele Erfolge in jeder Hinsicht. Und dass der Haushalt stabil ist, sich die Service-Zeiten wieder verlängert haben und dieses Haus insgesamt ein guter Treffpunkt für die ist, die auf ihrem Lebensweg eine Bibliothek brauchen. Sowohl in Leipzig als auch hier.
Welche Angebote der Bibliothek nutzen Sie selbst und wie?
Den Katalog werde ich definitiv weiter benutzen. Ob ich mich in den Lesesaal setze, kommt darauf an, was ich für die U3L brauche. Ich werde versuchen, meinen Bücherschrank, den ich gerade jetzt wieder etwas lichte, nicht wieder voll zu stellen. Da geht man dann am besten in eine Bibliothek, wenn man Fachliteratur braucht. Und natürlich freue ich mich auf das Veranstaltungsprogramm.
Was sind Ihre Lieblingsorte in Leipzig und Frankfurt? Wo würden Sie Leser*innen empfehlen, sich aufzuhalten?
Die schönen Stellen im Dienstbereich nenne ich hier mal nicht. In der Frankfurter Leselandschaft würde ich mich tatsächlich in den Teil setzen, der zum Garten hin ausgerichtet ist. Da empfinde ich es als sehr hell und schön und man kann das Auge schweifen lassen, wenn man ins Grüne schaut. Bei den Leipziger Lesesälen fällt mir die Entscheidung schwerer, weil sie sehr unterschiedlich sind. Ich finde den neu renovierten geisteswissenschaftlichen Lesesaal tatsächlich ganz toll. Auch die Lesesäle des DMA und DBSM gefallen mir sehr gut. Aber ich glaube, ich würde mich tatsächlich in den Lesesaal Naturwissenschaften setzen, weil der diese Bauhaus Anmutung hat.
Dann habe ich nur noch eine Frage: Was möchten Sie gerne noch loswerden?
Bitte engagieren Sie sich weiterhin wie bisher für ‚Ihre‘ Bibliothek.
Vielen Dank.
