Schritt für Schritt zur dauerhaften Archivierung

Als Deutsche Nationalbibliothek sammeln, dokumentieren und archivieren wir alle seit 1913 in Deutschland, über Deutschland und in deutscher Sprache veröffentlichten Publikationen in Schrift, Bild und Ton. Als zentrale Archivbibliothek Deutschlands haben wir die Aufgabe, diese Medienwerke dauerhaft zu archivieren und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Doch welche Bearbeitungsschritte müssen eigentlich bei der Archivierung beachtet werden? Welche bestandsschützenden Maßnahmen können schon vor und bei der Inventarisierung ergriffen werden?

Das Auspacken

Wenn die Pflichtexemplare bei uns abgeliefert werden, sortiert die Poststelle die Pakete nach Zugangstag auf Paletten und transportiert sie anschließend zur Abteilung Medieneingang. Die Mitarbeiter*innen des Medieneingangs sind dafür zuständig, die Pakete auszupacken und die darin enthaltenen Medienwerke mithilfe des Zentralsystems sowie des Lokalsystems zu inventarisieren bzw. zu katalogisieren.

Auch wenn das Auspacken von Paketen zuerst recht simpel und unkompliziert klingt, müssen im Hinblick auf die Archivierung einige Dinge beachtet werden. Der erste Schritt ist das Entfernen des äußeren Verpackungsmaterials. Dafür stehen verschiedene Arbeitswerkzeuge zur Verfügung:

Neben dem klassischen Büromaterial der Schere, erweist sich ein Cuttermesser ebenfalls als nützliches Werkzeug. Oft sind die abgelieferten Medienwerke dicht und eng verpackt. Eine kurze Klinge ermöglicht es, das Paketband zu zertrennen ohne eventuell direkt darunter liegende Medienwerke zu beschädigen. Weitere Verpackungsmaterialien wie Luftpolsterfolie, Papier oder Ähnliches werden vorsichtig aus dem Paket entfernt und entsprechend entsorgt. Nachdem die Medienwerke vom äußeren Verpackungsmaterial getrennt worden sind, werden die jeweiligen Lieferungen mithilfe des Lieferscheins auf ihre Vollständigkeit geprüft. Sind Medienwerke darin enthalten, die stark beschädigt eingegangen sind, wird dies für eine eventuelle Ersatzbeschaffung vermerkt. Einige Schäden können aber je nach Arbeits- und Zeitaufwand auch durch die hausinterne Bestandserhaltung behoben werden.

Als weiteres Werkzeug steht den Mitarbeiter*innen des Medieneingangs ein sogenannter Folienschneider zur Verfügung (oben auf dem Bild in blau abgebildet). Häufig sind Medienwerke in Folie eingeschweißt. Da diese oftmals eng am Medienwerk anliegt, ist es mit einer Schere oder einem Cutter recht schwierig das Medienwerk unbeschadet von der Folie zu trennen. Der Folienschneider mit seiner Nase und seiner flachen Klinge erweist sich hier als sehr nützliches Tool, auch für andere Verpackungsmaterialen wie zum Beispiel Briefumschläge und Klebeband.

Bestandsschädigende Materialien

Medienwerke gibt es in vielen verschiedenen Formen, Farben, Arten und Zusammensetzungen. Ein wichtiger Schritt vor der Inventarisierung ist also das Überprüfen, ob sich an oder in dem Medienwerk bestandschädigendes Material befindet.

Häufig vorkommende bestandsschädigende Materialien sind zum einen Klebeband, Klebepunkte und Materialien, die Weichmacher enthalten wie zum Beispiel Gummibänder oder Radiergummis. Bei diesen Materialien kommt es schon nach kurzer Zeit zur einer chemischen Zersetzung der darin enthaltenden Stoffe. Diese Stoffe können in das Papier übergehen, zu Verfärbungen und sogar zum Zerfall des Papiers führen. Daher müssen diese Materialien vollständig entsorgt werden. Dies gilt auch für loses Metall, wie Büro- und Verschlussklammern, da diese rosten können. Gegebenenfalls können (falls nötig) Materialien, die das Medienwerk ergänzen auch separat und entsprechend verpackt vom Medienwerk im Magazin archiviert werden.

Des Weiteren müssen Batterien (gegebenenfalls mithilfe von Schraubenziehern) auf Grund ihrer Auslauf- und Explosionsgefahr aus den Medienwerken entfernt werden. Die austretenden Stoffe sind extrem schädlich für das Papier. Weitere bestandsschädigende Materialien sind unter anderem Kosmetika, Flüssigkeiten und biologisches Begleitmaterial wie Lebensmittel oder Blumensamen.

Katalogisierung und Weitergabe in den Geschäftsgang

Grundsätzlich gilt, dass Medienwerke und ergänzende Begleitmaterialien, die sowohl archivfähige als auch bestandsschädigende Materialien enthalten, zur Vermeidung eines Restrisikos komplett und fachgerecht entsorgt werden. Sie werden also nicht in den Bestand aufgenommen. Nur, wenn die unproblematischen Materialien einfach und ohne großen Zeitaufwand trennbar sind, werden sie inventarisiert und separiert an die Archivierung gegeben.

Als Begleitmaterial wird Material bezeichnet, das die Publikation ergänzt und sie zusammen eine Einheit bilden. Als praktisches Beispiel lässt sich hier eine Monografie mit einer beiliegenden Hartplastikfigur anführen. Wenn für das Medienwerk im System eine Titelaufnahme erstellt wird, muss also auch das Begleitmaterial, die Plastikfigur, erwähnt und in den Bestand aufgenommen werden.

Besteht das Begleitmaterial aus bestandsschädigenden Stoffen, muss bei der Inventarisierung im Datensatz beschrieben werden, was dem Medienwerk beigelegen hat und was genau davon entsorgt werden musste. Als Beispiel:

Einer Kinderzeitschrift liegt eine Spielkarte aus Papier und eine Gummischlange bei, die Weichmacher enthält. Bei der Inventarisierung wird hier als Begleitmaterial Beides erwähnt. Jedoch wird zusätzlich vermerkt, dass die Gummischlange aus Bestandsschutzgründen entsorgt werden musste. In den Geschäftsgang wird die Kinderzeitschrift also nur zusammen mit der Spielkarte weitergegeben.

Für die Weitergabe von Publikationen in den Geschäftsgang stehen den Mitarbeiter*innen unterschiedlichste Transportmaterialien zur Verfügung. Dazu gehören verschieden große Mappen, Hüllen, spezielle Gummibänder sowie eine Banderolier-Maschine. Auf diese Weise können die Medienwerke (Monografien, Zeitschriften, Zeitungen, Loseblattwerke usw.), die lose Materialien enthalten, nach dem Inventarisieren vollständig und sicher weitergegeben werden. Bis sie schlussendlich beschriftet und gegebenenfalls umverpackt in säurefreie Kartons oder Mappen im Magazin für die gegenwärtige und die zukünftigen Generationen langzeitarchiviert werden.

Haben Sie Fragen rund um die Ablieferung oder Erschließung? Dann können Sie uns gerne kontaktieren.