Viele Perspektiven – eine Dokumentation

Wie durch konsensuale Zusammenarbeit die Inhalte auf der STA-Dokumentationsplattform entstehen

Die Arbeitsgruppen und der GND-Ausschuss des Standardisierungsausschusses sind verantwortlich für die Metadatenstandards auf der STA-Dokumentationsplattform. Ihre Aufgabe ist die Pflege und Weiterentwicklung der Standards für die formale und inhaltliche Erschließung, der Schnittstellen und der Formate in Bibliotheken und anderen Einrichtungen.

Doch wie funktioniert diese Zusammenarbeit? Um eine größtmögliche Akzeptanz und eine breite Anwendung der Standards zu erreichen, ist es das Ziel, die neuen Texte, Textänderungen und Textergänzungen einvernehmlich entstehen zu lassen. Dies wird unterstützt durch einen Workflow, den Releaseprozess, der an mehreren Stellen Zusammenarbeit und Abstimmung aller Beteiligten ermöglicht.

Der Releaseprozess der STA-Dokumentationsplattform erfolgt für jedes Release in 4 Phasen: der Planungsphase, der Arbeitsphase, der Previewphase und der Umsetzungsphase. Die Steuerung des Prozesses erfolgt innerhalb des Redaktionsbereichs der STA-Dokumentationsplattform im nicht-öffentlichen Confluence-Wiki der Deutschen Nationalbibliothek.

Um einen Text entstehen zu lassen, bedarf es zuerst einer Idee: Was soll neu erarbeitet, geändert oder ergänzt werden? Diese Ideen entstehen meist in einer einzelnen Arbeitsgruppe und werden auf einer sogenannten Änderungsseite festgehalten. Diese Änderungsseiten müssen zu Beginn der Planungsphase für alle anderen Arbeitsgruppen und deren Mitglieder sichtbar im Redaktionsbereich abgelegt sein. In der Planungsphase haben alle anderen Gruppen die Möglichkeit die zukünftigen Änderungen im Text des Standards zu sichten und die Mitarbeit bei einzelnen Vorhaben zu signalisieren.

In der Arbeitsphase werden die Ideen konkretisiert: die Kolleg*innen in einer Arbeitsgruppe oder einem Expertenteam verfassen Texte, wägen Formulierungen ab, diskutieren verschiedene Perspektiven und kommen am Ende der Arbeitsphase zu einem gemeinsam erarbeiteten und miteinander abgestimmten Text. Sind mehrere Arbeitsgruppen an einem Vorhaben beteiligt, kann die Zusammenarbeit auf ganz unterschiedliche Weise erfolgen: Es kann sich eine kleine Gruppe aus Mitgliedern beider/mehrerer Arbeitsgruppen bilden, die in gemeinsamen virtuellen Treffen die Änderung erarbeitet. Oder die Gruppen verabreden, dass eine Gruppe einen Textvorschlag im Wiki erarbeitet, die die weitere(n) Gruppe(n) kommentieren. Welche Form der Zusammenarbeit gewählt wird, obliegt den einzelnen Arbeitsgruppen, die den für das Änderungsvorhaben besten Weg der Zusammenarbeit finden.

Wenn der Text innerhalb der erarbeitenden Arbeitsgruppe(n) abgestimmt ist, folgt im Releaseprozess die Previewphase. In dieser Phase haben alle Arbeitsgruppen des Standardisierungsausschusses die Möglichkeit, alle Änderungsvorhaben zu sichten und zu prüfen, ob ihre Perspektive berücksichtigt ist. Jede Arbeitsgruppe kann ein Votum abgeben. Sie kann der Änderung oder Ergänzung aktiv zustimmen oder sich enthalten (Enthaltung wird auch als Zustimmung gewertet). Eine Arbeitsgruppe kann aber auch einen Klärungsbedarf anmelden, wenn sie einen berechtigten Einwand hat.

An dieser Stelle greift im Releaseprozess die vorgesehene koordinierende Rolle der Kompetenzgruppe RDA DACH. Dieses Gremium besteht aus Vertretern der Formal- und Inhaltserschließung, der AG Datenformate, Vertretern aus den fachlichen Arbeitsgruppen und der Arbeitsstelle für Standardisierung. Die Kompetenzgruppe RDA DACH nimmt alle Argumente auf und versucht eine Lösung zu finden, die alle Perspektiven berücksichtigt. Konsens herzustellen ist oft ein aktiver Prozess, der darauf abzielt, alle Perspektiven zuzulassen, sie zu betrachten und kreativ eine Lösung zu finden.

In der letzten Phase des Releaseprozesses wird nach der Zustimmung des Standardisierungsausschusses zur Veröffentlichung der Inhalte und dem Redaktionsschluss die technische Umsetzung vorgenommen. Dies bedeutet, dass die Texte in die Wikibase-Datenbank gebracht werden, Qualitätskontrollen durchgeführt werden und dann die STA-Dokumentationsplattform in einer neuen Version veröffentlicht wird.

Die Arbeitsgruppen können während des gesamten Prozesses auf verschiedene unterstützende Materialien und Angebote zurückgreifen. In der Redaktionsumgebung werden verschiedenen Übersichtslisten angeboten, die die einzelnen Änderungsvorhaben für jede Phase listen und die nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden können.

An den Texten in der STA-Dokumentationsplattform arbeiten viele Kolleg*innen aus den Arbeitsgruppen und Expertenteams mit. Damit möglichst homogene Texte entstehen können, steht ein Style-Guide zur Verfügung, der Aussagen zur Struktur der Texte, zu Sprache und Standardformulierungen, zur Angabe von Verlinkungen und zur Darstellung von Beispielen übersichtlich und schnell zugreifbar zur Verfügung stellt. Während der Arbeit an den Texten treten natürlich auch immer wieder Fragen auf, die vor der Weiterarbeit beantwortet werden wollen. Für diesen Fall wird alle zwei Wochen ein offener Termin angeboten, in dem die Vertreter*innen der Redaktion den Kolleg*innen Hilfestellungen anbieten und Lösungswege mit den Fragenden erarbeiten.

Durch das Verfahren, das zugegebenermaßen in den Arbeitsgruppen auch Zeit bindet, wird sichergestellt, dass die auf der STA-Dokumentationsplattform veröffentlichten Standards in vielen Bereichen als Grundlage für die Erschließung dienen und es einen gemeinsamen Konsens über die Inhalte gibt. Jedes Verfahren kann natürlich auch in Zukunft verbessert werden. So wird auch dieser Prozess selbst immer wieder evaluiert. Von der Redaktion werden immer wieder Ideen zur Verbesserung aufgegriffen und umgesetzt. 

Dieser Entstehungsprozess mag trocken und als eine komplexe Abfolge von kleinen Einzelschritten erscheinen. In der Realität bedeutet er immer Kontakt mit vielen verschiedenen Personen und Sichtweisen und ist dadurch eine Bereicherung. Mitarbeit in Gremien und der Einsatz für die Weiterentwicklung der Standards macht Spaß, eröffnet Gestaltungsspielräume und bringt Mehrwert. 

Weitere Informationen finden Sie unter:

STA-Dokumentationsplattform

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